Dokumentenbestände aller Art im Unternehmen wachsen und wachsen. Ab einer gewissen Menge wird es unmöglich mit Fileserver und Disziplin die Kontrolle zu behalten. Enterprise Content Management Systeme (ECMS) versprechen (seit vielen Jahren) Abhilfe und bieten im Kern in der Regel Unterstüzung bei Themen wie Inhaltsablage, Versionierung, Auditing, Sicherheit, Modellierung, Suche, Lebenszylus, Transformation, Metadaten Extraktion, Taxonomy, Workflow etc. Diese Funktionalitäten möchte vermutlich jedes Unternehmen gerne zur Verfügung haben. Das Gute bringt zieht allerdings das Schlechte nach sich. Features bringen Komplexitität mit sich.
Wie sollte man sich als Einsteiger der Materie sinnvoll nähern ?
Kommt ein ECM für mich überhaupt in Frage ?
ECM Hemmschuhe
Dank Open Source und Produkten wie Alfresco oder Nuxeo kann man heute sehr mächtige Systeme auch lizenzkostenfrei bekommen. Dieser alte Hemmschuh muss also heute nicht zwingend noch einer sein.
Bei den lizenzkostenfreien “Community” Varianten stellt sich schnell die Frage nach Support und Gewährleistung. Hersteller und Partner übernehmen diese Aufgaben im freien Community Modell in der Regel nicht.
Kann lizenzkostenfreie Software eigentlich etwas taugen ?
Was mache ich wenn es mit geschäftskritischen Dokumenten im System plötzlich zu Problemen kommt ?
Speziell zu Alfresco gibt es dazu seit Jahren Frage und Antwort “Using Alfresco Community in production” auf stackoverflow. Trotz des Alters denke ich sind die Aussagen heute so aktuell und richtig wie damals. Man kann es also grundsätzlich durchaus wagen. Und um es auszuprobieren reicht es allemal.
Umgang mit Komplexität und kleinem Budget
Vor einigen Jahren hat so mancher Hersteller allein für Installation und Konfiguration eines Test-Systems durchaus ein paar Manntage abgerechnet. Das Setup eines solchen Systems “zum Ausprobieren” sollte heute der nette Adminstrator Kollege auf die Schnelle hinbekommen. Auch das Thema Betrieb ist in der Regel kein Problem für diesen Mitarbeiter.
Mit der Entwicklung verhält es sich da meist etwas anders. Der Kollege der schon mal mit Java programmiert hat kann durchaus schnell überfordert sein, wenn es darum geht das System durch Konfiguration und Logik anzupassen oder einen Bug zu beheben. Entwickler “aufzugleisen” ist schlichtweg aufwendiger als bei anderer Technologie. Diese Tatsache ist unter anderem bedingt durch Funktionsvielfalt der Plattform. Unternehmen müssen klar darüber werden, ob sie man Entwicklungs-Know-How aufbauen wollen oder nicht.
Für eine erste Erkundung schlagen wir in der Regel vor:
- Fachliche Komplexität so gering wie möglich halten
- Einen Spike / Prototypen für einen einfachen Anwendungsfall implementieren
- Funktionälität einsetzen von der man nach einer Recherche sicher sein kann, dass das System sie (nahezu) so liefert wie man es braucht
In der Praxis ist es oft leider so, dass gerade kleine Unternehmen gar nicht wissen welche Funktionalität genau sie wirklich brauchen. Man sollte zumindest den einen oder anderen ganz konkreten Anwendungsfall im Kopf haben.
Auch neigen Einsteiger mitunter dazu fachliche Komplexität zu unterschätzen. In der Vergangenheit habe ich einige Projekte an Komplexität scheitern sehen. Oft, weil dem “you ain’t gonna need it” Prinzip nicht Folge geleistet, und viel Aufwand für Dinge aufgebracht wurde die nie gebraucht wurden oder würden. In einem Fall wollte ein kleiner Mittelständler der bis dato keine ECM Erfahrungen hatte gleich ein Projekt “Revisionssichere Archivierung” umsetzen. Ein Anderer analog “Rechnungseingang und Workflow”. Grundsätzlich sind dies absolut legitime Anwendungen für ein ECM – aber eben keine trivialen Themen für einen Einsteiger mit schmalem Budget. Insbesondere dann nicht, wenn auch die Technik mit der realisiert werden soll noch Neuland für das Unternehmen ist.
Wichtig ist zu akzeptieren das vieles eben nicht klar, und die gesamte Materie auch nicht trivial ist. Mit dieser Einsicht wird der Eine oder Andere feststellen, dass es in so einem Fall nicht unbedingt sinnvoll ist im Vorfeld hausintern lange Konzepte zu schreiben welche man dann einem Dienstleister vorlegt. Wenn man sich erst einmal damit abgefunden hat, dass ein Projekt etwas chaoitisch sein kann kommt man schnell zu agilen Methoden wie Scrum oder Kanban. Diese Methoden sind eben genau auf so ein Szenario ausgerichtet.
Bei Alfresco ist das Thema “Dokumentenaustausch über das Internet” – mit internen und externen Mitarbeitern etwas was sich hervorragend für Einstieger eignet. Mit wenig Aufwand kann man für die meisten Unternehmen schnell echten Wert schaffen und realistische Anwendungsfälle abbilden. Der Anfänger bekommt ein Gefühl für Aspeke von ECM, und lernt einzuschätzen welche weiteren Anwendungsfälle sinnvoll abgebildet werden können. Learning by doing – Gangnam Agile Style.
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