Wer braucht ein Dokumenten Management System?

Dieser Artikel erläutert die Basisfunktionalität eines Dokumenten Management Systems (DMS) und soll euch bei der Beantwortung der Frage:

Braucht unser Unternehmen ein DMS?

unterstützen. Kommt euch das folgende Szenario bekannt vor?

Täglich entstehen unzählige, für den Geschäftsprozess wichtige Dokumente im Unternehmen? Dokumente werden an unterschiedlichen Orten, von unterschiedlichen Personen, mit unterschiedlichen Programmen erstellt und auf verschiedensten File-Servern oder gar lokalen Festplatten abgelegt. Für Freigabeprozesse werden diese Dokumente ausgedruckt, weitergegeben, geprüft und wiederum abgelegt.

Nimmt man sich einen dieser Geschäftsfälle zur Hand und soll diesen detailliert prüfen, stößt man oft an unüberwindbare Grenzen. Die Dokumente liegen in unzähligen Versionen auf unterschiedlichsten Systemen mit den unterschiedlichsten Zugriffsbeschränkungen. Teilweise in der Mailbox vom Vertriebsmitarbeiter, in der Postmappe vom Sekretariat oder auf dem zugriffsgeschützten Laufwerk der Buchhaltung.

Der Zusammenhang einzelner Dokumente ist oft nur noch schwer erkennbar. Obendrein kann das digitale Dokument nicht geprüft oder gedruckt werden, weil eventuell das notwendige Programm nicht auf eurem Rechner installiert und der Mitarbeiter mit dem „richtigen“ Programm für die nächsten 14 Tage im Urlaub ist.

Hmm … das alles kostet Zeit und Manpower!

Zentrale Dokumentenverwaltung, die Lösung?

Ein Dokumenten Management System (DMS) kann Abhilfe schaffen. Aber (!) die Integration im Unternehmen kostet während der Startphase ebenfalls Zeit und personelle sowie finanzielle Ressourcen. Diese Aufwände müssen sich innerhalb eines überschaubaren Zeitfensters wie am Beispiel der Alfresco Enterprise Lösung amortisieren.

Das Herzstück eines DMS ist eine zentrale Verwaltung aller Inhalte ihres Unternehmens (Dokumente, Bilder, Videos, Audio-Dateien, Verträge, Fax, Mail usw.). Optimaler Weise sollte sich dieses System genau so einfach wie ein Netzwerklaufwerk in eure technische Infrastruktur integrieren lassen.

Weitere Funktionalitäten eines DMS:

  • Das Auffinden von Dokumenten kann z.B. durch vorgegebenen Kategorien, Tags oder Volltextsuche unterstützt werden.
  • Alle gebräuchlichen Dateitypen können direkt im Browser per Inline Vorschau angezeigt werden.
  • Durch ordnerbasierte Regeln und Aktionen können einfache Arbeitsabläufe automatisiert werden (z.B. automatische Konvertierung eines Word Dokumentes in ein PDF Dokument oder Start eines elektronischen Freigabe Prozesses).
  • Die Sicherheitskonzepte ihres Unternehmens kann sowohl auf Ordnerstrukturen als auch auf einzelne Dateien abgebildet werden, d.h. Berechtigungen für Sehen, Lesen, Ändern und Löschen von Inhalten kann für Einzelpersonen oder auch für Gruppen (Buchaltung, Vertrieb, Geschäftsführung, Personal usw.) vergeben werden.
  • Änderungen an Dokumenten können automatisch versioniert werden und sind dadurch jederzeit nachvollziehbar.
  • Dokumente können durch ihre Mitarbeiter z.B. im Microsoft Office Programmen bearbeitet werden und sind trotzdem für andere Mitarbeiter mit lesendem Zugriff abrufbar aber für die parallele Bearbeitung gesperrt.
  • Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten ist z.B. mit Hilfe von Tools wie Google docs möglich.
  • Das DMS unterstützt idealer Weise auch die Zusammenarbeit verteilter Teams sowie die Verwaltung interner und externer Mitarbeiter in einer Benutzerverwaltung.

In einem unserer nächsten Blogposts möchten wir euch eine DMS am Beispiel der Open Source Lösung von Alfresco vorstellen. Die Kombination der Alfresco Dokumentenverwaltung mit der Alfresco Share Benutzeroberfläche unterstützt die Zusammenarbeit der Benutzer und die Verwaltung von Inhalten sowie deren Zusammenspiel.