Alfresco Community vs. Enterprise (One)

Alfresco Community vs Enterprise
English version: Comparison Alfresco Community vs. Enterprise (One)

Es gibt zahlreiche Vergleiche von Alfresco Community Edition mit Alfresco One (früher Enterprise). Aktuell ist die Anzahl der Unterschiede zwischen den beiden Versionen deutlich gestiegen (mehr dazu in der nachfolgenden Tabelle). Nutzer möchten ungern a prio auf Leistungsmerkmale verzichten und selbstverständlich wird für die Lizenzkosten seitens Alfresco ein Mehrwert an Funktionalität und Verfügbarkeit geboten.

Die Entscheidung, ob man als zukünftiger Nutzer die kostenpflichtigen Enterprise Funktionalitäten sowie den direkten Alfresco Service benötigt, können wir ihnen nicht abnehmen. Wir möchten aber versuchen, mit einem fairen Vergleich aus funktionaler Sicht bei der Auswahl zu unterstützen.

In Zweifelsfall startet man einfach mit der Community Edition und führt bei Bedarf später eine Migration auf Alfresco One durch.

Community Edition Enterprise Edition (One)
Dokumenten Management Robustes Content-Repository zur Verwaltung, Versionierung und Suche unterschiedlichster Dokumente vom einfachen Dokument bis hin zur Foto, Audio- und Video Datei sowie technischer Zeichnung und vieles mehr. Umfangreiche Sicherheitsmechanismen und Zugriffskontrollen, ortsunhabhängiger Zugriff von unterschiedlichen Endgeräten sowie die Unterstützung offener Standards ermöglichen den Einsatz als Dokumenten Management System und als Content Plattform.
Zugriffskontrolle über ein Rollen und Rechte basiertes System ja
Diverse Übersichten für unterschiedliche Dateiformate innerhalb der Dokumentenbibliothek ja
Online Ansichten diverser Dateiformate über die Detailansicht ja
Like-, Favorisier- und Kommentierfunktionen an Ordnern und Dateien ja
Extraktion und Indizierung von Metadaten für die Suche ja
Leistungsstarke Suche mit Unterstützung von Filtern ja
Versionskontrolle ja
Sharepoint Protokoll Service (MS Office Desktop <-> Alfresco) ja („alte“ SharePoint Protokoll Unterstützung) ja („neue“ erweiterte Alfresco Office Services)
Bearbeitung von MS Office Dokumenten in Google Drive ja
Kontextabhängige Verwaltung von Inhalten innerhalb eines flexiblen Dokumentenmodells durch den Einsatz von benutzerdefinierten Feldern, Assoziationen, Aspekten, Tags und Kategorien ja
Offene Standards ermöglichen die problemlose Anpassung der Plattform an die spezifischen Anforderungen des Nutzers ja
Teamarbeit Dokumente in Projekträumen ablegen, gemeinsam bearbeiten, teilen, kommentieren oder favorisieren; Das persönliche Dashboard zeigt dem Nutzer, welche neuen Dokumente in seinen Projekten hinzugefügt wurden und welche Mitglieder seines Teams darauf zugegriffen haben.
Organisation von Dokumenten in Projekträumen (Sites) mit unterschiedlichen Zugriffsbeschränkungen (öffentlich, öffentlich-moderiert oder privat) ja
Privates User Home Verzeichnis ja
Öffentliches Verzeichnis, Inhalte sind systemweit für alle User sichtbar ja
Zusammenarbeit mit internen und externen Mitarbeitern und/oder Gruppen ja
Kollaborationstools wie Wiki’s, Forum, Linkliste, Blog und Datenlisten ja
Synchronisation mit Alfresco-Cloud nein ja
Zugriff auf die aktuelle Version von Dokumenten zu jeder Zeit, von jedem Ort ja (sollte ihr Alfresco Server nicht im Internet, sondern nur in einer geschützten Intranet Zone stehen, dann Enterprise z.B. via Cloud sync, Community z.B. via VPN)
Unterstützung von Rich Media Alfresco erlaubt Speicherung und Management diverser Multimedia Dateiformate (Foto, Video, Audio) in einer gemeinsamen Content-Datenbank.
Spezielle Übersichten für verschiedene Rich Media Dateiformate ja
Spezielle Extraktion und Indizierung von Metadaten für Suche ja
Spezielle Online Ansichten und Kommentierfunktion ja
Business Process Management (BPM) Effiziente Unterstützung von Geschäftsprozessen wie z.B. Rechnungseingang, oder Vertragsfreigabe mit der freien und konfigurierbaren Business Prozess Engine Activiti
Prozess Unterstützung durch integrierte Business Prozess Engine ja
Einfach zu konfigurierende Regeln initiieren und steuern die Geschäftsprozesse ja
Geschäftsprozess-Synchronisierung mit Alfresco Cloud nein ja
Content Replikation und Synchronisierung Inhalte werden innerhalb und außerhalb des Unternehmens erstellt und bearbeitet. Alfresco stellt sicher, dass Datenbestände stets an allen Orten konsistent sind.
Unterstützung von Kollaboration jenseits des Unternehmens durch Synchronisation von Inhalten mit einem sicheren Netzwerk in der Alfresco Cloud nein ja
Synchronisation von Inhalten auf mobilen Endgeräten wie Smartphones oder Tablets ja
Publizierung von Inhalten in soziale Netzwerke wie Facebook, Youtube oder Twitter ja
Records Management Gesetzgebung, Regulierung und Compliance Anforderungen bedingen sichere Verwaltung von Dokumenten wären ihres Lebenszyklus.
Ad-hoc Erstellung eines Records an jedem Ort im Repository. ja
Automatische Erstellung von Records basierend auf Regeln ja
Dynamische File Pläne erleichtern die Verwaltung von Records ja
Case Management Alfresco Workdesk bietet eine auf content-zentrische Prozesse wie Reklamation, Rechnungsverwaltung, Bewerbung oder ähnliches fokussierte Oberfläche zur schnellen und einfachen Abarbeitung von Fällen.
Workdesk nein (stark eingeschränkt) ja
Email Integration Email spielt eine zentrale Rolle in Unternehmen. Alfresco bietet vielfältige Unterstützung für die Arbeit mit Email.
Einfacher Upload von Emails mit Anhängen (RFC 822) in die Alfresco Dokumenten-Bibliothek ja
Einfache Ansicht von Email im Browser ja (am besten mit einer der freien Erweiterungen) ja (Outlook Integration Extension)
IMAP Zugriff ja
Einfacher Versand von Dokumenten als Attachment oder Link direkt aus Email-Client nein ja (Outlook Integration Extension)
Suche in Email-Client ja (einfaches IMAP) ja (einfaches IMAP und Outlook Extension)
Core Platform
Installation von Produkt Erweiterungen (Add-Ons) ja
CMIS Support ja
Legacy FTP, CIFS, WebDAV Zugriff ja
LDAP-/Active Directory Integration (Authentifizierung und Synchronisierung) ja
Mandantenfähigkeit ja
Administration-Console für Konfiguration und Starten/Stoppen von Sub-Systemen nein (Vieles geht aber mit der Javascript Console ;) ) ja
Synchronisation von Inhalten und Prozessen von Alfresco On-Premise und Alfresco Cloud (Hybrid Cloud) nein ja
Skalierung durch application-level Clustering nein ja
JMX Monitoring nein ja
Setup von Storage Policies basierend auf dem Lebenszyklus von Inhalten nein ja
Unterstützung für proprietäre Enterprise Software Komponenten wie MS SQL Server, Oracle oder WebSphere nein ja
Content Verschlüsselung nein ja
iOS SDK ja
Android SDK ja
Appcelerator SDK (iOS/Android) ja
Alfresco One exclusive Add-Ons von Alfresco
Hochwertige Transformationen von MS Office Dokumenten mit Alfresco Transformations Server nein (Alternativ Libreoffice Service) ja (erfordert Windows Server und zusätzliche MS Office Lizenz)
Centera Connector (CAS Storage) nein ja
Alfresco S3 Connector nein ja
Alfresco Analytics nein (aber alternativ Alfresco Audit Analysis and Reporting) ja
Alfresco Media Management nein ja
Clients
Alfresco Mobile for iOS ja
Alfresco Mobile for Android ja
Kosten
Lizenz LGPLv3 (Open Source, kostenlos und zeitlich unbegrenzt) kommerziell (Abonnement)
Zeitnahe Verfügbarkeit nicht-exclusiver Funktionalität
Features & Bugs ja nein
Support
Support & Service Community und diverse Dienstleister (außer Alfresco zertifizierte Partner) Alfresco und zertifizierte Partner

Im Alfresco Datenblatt Alfresco Datasheet „Enterprise Edition vs. Community Edition“ wird der Einsatz der unterschiedlichen Version wie folgt empfohlen:

Alfresco Community Edition … Firmen/Organisationen sollten Alfresco Community Edition in Produktion nur einsetzen, wenn sie bereit sind, in erforderliche Ressourcen für Tests, Problemlösung, Upgrades, Wartung und Anpassung des Produktes an die Bedürfnisse des Unternehmens zu investieren.“ (übersetzt)

Alfresco Enterprise Edition ist am besten geeignet für Unternehmen, die unternehmensweite Plattform Funktionen, Skalierbarkeit, Performance, hohe Verfügbarkeit, Unternehmensverwaltung und proprietäre Integrationen benötigen. Alfresco Enterprise ist für Unternehmen, Regierungen und andere Organisationen auf der Suche nach einer auf Unternehmensebene produktionsreifer ECM-Lösung empfohlen.“ (übersetzt)

WICHTIG: Natürlich müssen auch bei der Enterprise Lösung Investitionen (Lizenzkosten und andere) in Ressourcen für Tests, Problemlösung, Upgrades, Wartung und Anpassung des Produktes an die Bedürfnisse des Unternehmens getätigt werden.

Unabhängig von dem Mehrwert an Funktionalität bei Alfresco One denken wir, dass die Wahl vor allem eine Frage von Größe ist. Für ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitern wird Alfresco One vermutlich grundsätzlich eher nicht in Frage kommen.

Hinterlasse gerne einen Kommentar wenn du der Meinung bist das wir etwas vergessen haben. ;)


Alfresco Community vs. Enterprise (One) (English)

There are numerous comparisons of Alfresco Community Edition and Alfresco One (formerly Enterprise). Today, we have way more differences than in the past. Of course nobody likes to abstain beforehand, and of course you will get some value for the license fee.

You will have to decide for yourself whether or not you need the Enterprise features or the support included with the subscription. We tried to make a fair functional comparison aiming to help making a choice.

When in doubt, it should be possible to start off using the Community Edition and upgrade to Alfresco One later on.

Community Edition Enterprise Edition (One)
Document Management Robust content-repository supporting management, versioning and search on various documents, photos, audio- and video files, technical drawings and many more. Extensive security- and access control, location independant access from various devices and support of open standards enable document management and content platform use cases.
Role and permission based access control yes
Various overviews for different file formats within the document library yes
Online detail view for various file formats yes
Like-, favorite- and commenting of files and folders yes
Extraction and indexing of metadata for search yes
Powerful search with support of filters yes
Versioncontrol yes
SharePoint Protocol Service (MS Office Desktop <-> Alfresco) yes („old“ SharePoint protocol support) yes („new“ extended Alfresco Office Services)
Online editing of MS Office documents in Google Drive yes
Context dependant management of content within a flexible model leveraging custom fields, associations, aspects, tags and categories yes
Open standards enable easy customization yes
Collaboration Store, collaborate, share, comment and favorite documents in projects; The personal dashboard shows which documents have been added, changed and accessed by whom.
Organisation of documents in projects (sites) with support of different access control (public, public-moderated and private) yes
Privates User Home folder yes
Public folder; Content visible to all users yes
Collaboration with internal and external users or groups yes
Collaboration-tools such as Wiki’s, Forum, Linklist, Blog and Datalists yes
Synchronization with Alfresco-Cloud no yes
Access current document version from at any time and location yes (Alfresco One has additional support to access content via Alfresco Cloud)
Rich Media Support Alfresco allows storage and management of various multimedia files (photo, video, audio) within a common content database.
Special overviews for different rich media file formats yes
Special extraction and indexing of metadata for search yes
Special online views yes
Business Process Management (BPM) Efficient support of business processes such as invoice processing, contract approval based on the free and configurable business process engine Activiti
Business process support based on integrated business process engine yes
Easy to configure rules initiate and control business processes yes
Business process synchronization with Alfresco Cloud no yes
Content Replication and Synchronization Content is created and edited inside and outside of the organization. Alfresco ensures consistency at all locations.
Support of collaboration beyond organizational borders by synchronization of content with a secure network in the Alfresco Cloud. no yes
Synchronization of content with mobile devices such as smartphones and tablets yes
Publishing of content to social networks (Facebook, Youtube or Twitter) yes
Records Management Legislation, regulations and compliance requirements demand for secure management of documents during their lifecycle
Ad-hoc creation of a record in any place within the repository. yes
Automatic creation of records based on rules yes
Dynamic file plans ease records management yes
Case Management Alfresco Workdesk offers a focussed interface aiming to ease content-centric use cases such as complaints, invoice-management and applications.
Workdesk no (severerly restricted) yes
Email Integration Email has a central role within organizations. Alfresco offers extensive support to work with email.
Basic upload of emails with attachments (RFC 822) to Alfresco document-library yes
Basic email view in browser yes (one of the free extensions recommended) yes (Outlook Integration Extension)
IMAP access yes
Basic sending of documents as attachments or links directly from Outlook no yes (Outlook Integration Extension)
Search in email-client yes (basic IMAP) yes (basic IMAP and Outlook Extension)
Core Platform
Installation of product extensions (add-ons) yes
CMIS Support yes
Legacy FTP, CIFS, WebDAV access yes
LDAP-/Active Directory Integration (Authentication and Synchronization) yes
Multi-Tenancy Support yes
Administration-Console for configuration and starting/stopping of sub-systems no (… but a lot is possible with the Javascript console ;) ) yes
Synchronization of content and processes of Alfresco On-Premise and Alfresco Cloud (Hybrid Cloud) no yes
Scalability based on application-level clustering no yes
JMX Monitoring no yes
Setup of Storage Policies based on content-lifecycle no yes
Suppport of proprietary enterprise software components such as MS SQL Server, Oracle or WebSphere no yes
Content encryption no yes
iOS SDK yes
Android SDK yes
Appcelerator SDK (iOS/Android) yes
Alfresco One exclusive Add-Ons by Alfresco
High quality transformations of MS Office documents (Alfresco Transformations Server) no (Alternativly Libreoffice Service) yes (requires Windows and MS Office license)
Centera Connector (CAS Storage) no yes
Alfresco S3 Connector no yes
Alfresco Analytics no (alternatively Alfresco Audit Analysis and Reporting) yes
Alfresco Media Management no yes
Clients
Alfresco Mobile for iOS yes
Alfresco Mobile for Android yes
Cost
License LGPLv3 (Open Source, free) commercial (subscription)
Timely availability of non-exclusive functionality
Features & Bugs yes no
Support
Support & Service Community and various IT Service providers (except Alfresco certified partners) Alfresco and certified partners

The Alfresco datasheet Alfresco Datasheet „Enterprise Edition vs. Community Edition“ recommends usage as follows:

Alfresco Community Edition…An organization should only use Alfresco Community Edition in production if they are willing to invest the resources necessary to self support their deployment with testing, problem resolution, upgrades, maintenance while also adapting the product to the needs of the enterprise.“

Alfresco Enterprise Edition is best suited for organizations that need enterprise-grade platform features related to scalability, performance, high availability, enterprise administration, and proprietary integrations. Alfresco Enterprise is recommended for corporations, governments and other organizations looking for an enterprise scale, production-ready ECM solution..“

IMPORTANT: Of course you will also need to invest beyond the subscription with Alfresco One as well – tests, problem-solving, upgrades, maintaince and customization.

Regardless of the additional functionality provided by Alfresco one, we think that the decision ultimately boils down to a question of scale. Alfresco One is most likely not an option for a small business of 50 employees.

Feel free to drop a comment if you feel we missed something. ;)

Über Sandra Martin

IT Projekte, Konzeption, Content- und Dokumenten Management Systeme, Alfresco ECM, Kollaboration, Wordpress, Scrum, Sketchnotes, Feel Good Manager im Job und für meine Familie :-)

6 Antworten auf Alfresco Community vs. Enterprise (One)

  1. jpotts sagt:

    Nice! Very thorough. One note: Some of the „no“ rows for Community Edition actually have add-ons that might fulfill that requirement. The Amazon S3 Connector is one that comes to mind.

    Also, you left off LDAP/Active Directory integration which is available in both and an important feature to many companies large and small.

  2. Thanks for your feedback, Jeff.

    Added a row for LDAP-/Active Directory as you suggested.

    We considered adding links to Open Source alternatives for Enterprise functionality. In fact we did not do it because we did not want to put anybody at disadvantage. That’s also why we did not link to our support page. Meanwhile, we changed our mind and chose to add links to the alternatives, because we think having them here would be really valuable. So now, people are invited to send us links they want added.

  3. Excellent list!

    A few clarifications:

    * The social publishing framework was removed from Alfresco (both Enterprise
    and Community) with the release of 5.0 (5.0.b).

    http://wiki.alfresco.com/wiki/Alfresco_Community_5.0.b_Release_Notes

    Due to customer demand, we re-introduced it in the Media Manager module that
    is currently Enterprise-only, and it currently has a cost beyond the
    Enterprise subscription.

    * Workdesk is technically a deprecated product, as we are moving most case
    management functionality directly into Share. Though there are some
    Enterprise-only features, I personally don’t think the Community Edition
    version deserves the „severely restricted“ label. The list of Workdesk
    Enterprise features I know about are: pre-configured Contract Management
    plugins, ability to create customized business roles for users by assigning
    specific plugins or search templates to specific user groups, the
    HistoryManager, and a plugin to send a document as an eMail attachment.

    * I don’t understand the section „Timely availability of non-exclusive
    functionality: Features and Bugs“. Community Edition gets features first, and
    that often means more bugs (though we are trying to improve the quality
    without reducing the release velocity). Enterprise Edition has regular service
    packs and hotfixes to fix known bugs without risking new feature releases.

    I think the advice you give around budgeting to invest beyond the subscription
    to Alfresco One is important, and I agree that Community Edition is better
    suited for most deployments to small teams.

    Thank you for putting this together.

  4. Hi Richard,

    in fact, I was giving Workdesk a try back in 2013. At that time, I posted in the Forum to clarify what the Enterprise features are. Looking at the WorkDesk Wiki Page today, I would personally still argue the Workdesk CE is severely restricted. However, as the Workdesk product is deprecated today and functionality is moving into Share, the situation may look very different soon.

    Regarding „Timely availability of non-exclusive functionality: Features and Bugs”, we mean exactly as you say: Get (non-exclusive) features (and hence bugs as well) first.

    Thanks for your feedback

  5. Hallo Andreas,
    Schön und sehr nützlich, danke sehr.
    Für Synchronisierung gibt es mein Open Source Software CmisSync, es lauft gut auch mit Alfresco Community.
    In die englische Sektion gibt es ein paar Wörter wie ja/zentric/commerziell/Skalability die noch auf Deutsch sind ;-)
    Mit freundlichen Grüssen,
    Nicolas Raoul

  6. Besten Dank für das Lektorat, Nicolas. ;)

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