Die zukünftige Projektarbeit wird sich sowohl national, als auch international immer mehr in geographisch verteilten Teams abspielen. Diese geographische Verteilung von Fachabteilungen, Projektleitung, Entwicklern, Kunden, Lieferanten usw. benötigt virtuelle Arbeits- bzw. Projekträume. Collaboration-Software unterstützt das Team bei den Aspekten Kommunikation, Koordination und Kooperation. Ein Herzstück der Alfresco Community Share Collaboration-Software ist die sehr ausgereifte Dokumentenverwaltung.
Wir realisieren bereits seit 2007 diverse Kundenprojekte mit der Alfresco Community Software. Immer häufiger (speziell nach Release Updates) werden wir von unseren Kunden um Informationen zu neuen Funktionen gebeten. Das z. B. Workflows im aktuellen Release von Alfresco Share überarbeitet wurden, kann jeder Nutzer in den Release Notes nachlesen. Eine detaillierte Schritt für Schritt Anleitung fehlt jedoch.
Durch kurze Screencasts möchten wir zukünftig dieser Bitte um Demonstration von Funktionalitäten Folge leisten, aber professionelle Screencasts benötigen Realisierungszeit. Durch den Relaunch unserer Website und durch Kundenprojekte stand uns diese Zeit in den vergangenen Wochen leider nicht zur Verfügung.
Um die Wartezeit zu verkürzen anbei ein Einführungsvideo “Alfresco Share Demonstration” vom offiziellen YouTube Alfresco Channel sowie ein Video von BlueFishTX “What’s new in Alfresco 3.4”.
Zusätzlich haben wir einige wichtige Neuerungen zum neuen Community Release 3.4.a zusammengestellt.
Neuerungen Alfresco Share (Community 3.4a)
Redesign Werkzeugleiste
Die Benutzerführung innerhalb der Werkzeugleiste im Kopfbereich von Alfresco Share wurde wesentlich verbessert.
Anwendungen, Gruppen, Replikationsjobs, Repository und Benutzer lassen sich durch den Administrator nun einfacher anspringen und konfigurieren.
Über den Menüpunkt „Mehr“ gibt es einen direkten Einstieg zu „Meine Aufgaben“, „Workflows die ich gestartet habe“, „Meine Inhalte“, „Meine Sites“ und „Mein Profil“.
Die Werkzeugleiste lässt sich um kundenspezifische Werkzeuge erweitern (siehe Video unten im Posting: „What’s New in Alfresco 3.4“ ab Minute 2:06)
Erweiterte Suche
Es kann sowohl nach Aspekten, spezifischen Attributen als auch nach angepassten Dokumententypen (siehe Video unten im Posting: „What’s New in Alfresco 3.4“ ab Minute 10:10) gesucht werden. Der Benutzer kann seine Suchergebnisse z.B. nach Relevanz, Name, Titel, Beschreibung, Autor, Bearbeitet, Geändert, Ersteller, Erstellt, Größe, mimeType oder Typ sortieren.
Entwickler haben die Möglichkeit applikationsspezifische Oberflächen für die Suche bereitzustellen.
Benutzerspezifische Statusmeldungen
Wer arbeitet gerade an welchem Task?
Wer ist im Urlaub?
Wer sitzt im Meeting?
Jeder Benutzer kann diese Information ganz einfach über ein kurze Meldung im Benutzerprofil den anderen Teammitgliedern mitteilen.
Dieser Status ist für andere Benutzer z.B. im Profil oder über das Dashlet „Site Mitglieder“ einsehbar.
Umfangreiche Neuerungen bei den Workflows
Erweiterte Workflows können ohne Dokument, mit einem oder mit mehreren Dokumenten an einem Task gestartet werden. Workflows kann der Benutzer direkt aus dem Dashlet „Meine Aufgaben“ oder als Dokumenten Aktion direkt am Dokument starten. Das Video „What’s New in Alfresco 3.4“ zeigt ab Minute 3:42 ein Beispiel. Erläutert wird sowohl das Anlegen eines Task als auch die dazugehörigen Filtermöglichkeiten der Task nach Priorität, Datum, persönlich & pooled sowie das Einsehen und Ändern von Aktionen.
Bernhard Werner (Senior Solutions Engineer D-A-CH) beschreibt in seinem Posting im Alfresco Forum noch weitere Neuerungen:
„Meine Tasks Komponente“ zum
- Filtern von Tasks über Priorität, Datum, zuständiger Person…
- Bearbeiten und einsehen von Tasks und Aktionen
- Paging
Einsehen/Bearbeiten in der Detail-Ansicht
- Fälligkeitsdatum
- Verwaltung von Anhängen
- Status
- Voting
- Prioritäten
- Parallele/Serielle Tasks
Workflow Detail-Ansicht
- Aktueller Besitzer, Fälligkeitsdatum und Status
Task Historie
- Ausgeführt von, Ergebnis, Datum und Zeit für ausgeführte Aktionen und Historie der Kommentare
Workflow Management
Workflows, die ich gestartet habe
- Filtern von Tasks über Priorität, Startdatum, Fälligkeitsdatum und Workflow-Typ
- Ansehen und Abbrechen von Workflows
Mike von BlueFishTX fasst diese Neuerungen sehr gut im nachfolgenden Video
“What’s new in Alfresco 3.4” zusammen:
Und nun noch drei wichtige und nützliche Neuerungen in Punkto Sicherheit & Sichtbarkeit.
Globale Einschränkung für die Sichtbarkeit von Sites
Bisher konnte der Ersteller von Sites zwischen öffentlicher, privater und moderierter Sichtbarkeit von Sites auswählen (wird auch in 3.4 beibehalten).
- Öffentlich – für jeden sichtbar / jeder kann mitmachen
- Moderiert – ein Site Manager entscheidet über den Beitritt / die Site ist aber über die Suche auffindbar
- Privat – nur der Eigentümer und eingeladenen Mitglieder können die Site sehen
Öffentliche Sites waren somit für alle autorisierten Benutzer standardmäßig sichtbar. Diese Sichtbarkeit konnte ein Administrator über die Berechtigungen am Site Object (Company Home/Site) einschränken. Da die Berechtigungen für jede Site einzeln gesetzt werden müssen, ist die Pflege z.B. in einem Extranet mit mehreren Sites sehr aufwendig.Seit Alfresco 3.4 ist es möglich die Sichtbarkeit von öffentlichen Sites auf eine bestimmte Gruppe einzuschränken. Dazu muss in der alfresco-global.properties der site.public.group Parameter angepasst werden. Default Wert ist “everyone”, durch das Hinzufügen der Zeile
site.public.group=MY_GROUP_NAME
und Restart des Servers wird dieser Defaultwert überschrieben. Diese Änderung wirkt sich nicht auf die Berechtigungen von SiteContributors, SiteManagers etc. aus. Wirksam werden die Einstellungen aber erst für alle neuen Sites (siehe Alfresco Wiki)
Berechtigung zum Erstellen von Sites
Bisher durften alle autorisierten Benutzer eigene Sites anlegen und diese als SiteManger verwalten. Nur über die Node Permissions konnte der Administrator im Alfresco Explorer Client diese Berechtigung am Sites root object einschränken.Seit Alfresco 3.4 können diese Berechtigungen über das Repository verwaltet werden.Standardmäßig hat jeder autorisierte Benutzer eine Contributer Rolle für die Erstellung von Sites. Wenn man für die Sites diese Rolle Contributer “everyone” entfernt und durch eine Gruppe ersetzt (z.B. SITE_CREATORS) dürfen neben dem Administrator nur noch Mitglieder dieser Gruppe Sites erstellen.(siehe auch Alfresco Wiki „Controlling who can create sites“)
Replikation Job Management
Eine gibt eine neue Komponente der Share Administrationsoberfläche um Replikations Jobs zu erstellen und zu verwalten. Diese beinhaltet die Verwaltung von “Payload” (zu transferierende Dokumente und Ordner), Verwaltung des Ziel-Repository und den Zeitplan für die Replikation.
Quellen für dieses Posting:
“Alfresco Share Demonstration” vom offiziellen YouTube Alfresco Channel;
BlueFishTX “What’s new in Alfresco 3.4”;
Bernhard Werner (Senior Solutions Engineer D-A-CH), Posting im Alfresco Forum;
Site Sichtbarkeit, Alfresco Wiki;
Alfresco Wiki „Controlling who can create sites“;
Erfahrungen aus aktuellen Alfresco Projekten;
Image Credits;