slack channel sketchnote

Slack, die Verbindung zwischen Alfresco, Trello und Co

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Tools wie Trello, Dropbox, Evernote, Skype, Pocket, Slack & Co unterstützen uns täglich bei der Bewältigung unserer Aufgaben im Berufs- und Privatleben. Die Anwendungen haben sich mehr oder weniger auf jeweils eine Disziplin konzentriert und punkten mit einer intuitiv zu bedienenden Oberfläche.

„Warum haben wir trotz dieser Hilfe nicht mehr Zeit für andere Dinge und verbringen stattdessen so viele Stunden mit Suchen und Organisieren?“

Der tägliche Wahnsinn

Kennt ihr das, ein neues Projekt wird gestartet und das Team ist total euphorisch? Schnell wird ein Trello Board aufgesetzt, eine Ablage für die Projektunterlagen wird eingerichtet und die ersten Mails und Skype Chats blitzen in eurer Mitteilungszentrale auf. Super, die Ideen sprudeln und das Team ist motiviert!

Zu unterschiedlichsten Task erhalten wir auf unzähligen Kanälen wichtige und weniger wichtige Informationen. Einer benutzt gerne die Notizen an den Trello Karten, der andere ist ein Skype-Chat-Fetischist und ein Dritter gibt alle Informationen per E-Mail an größere und/oder kleinere Verteiler weiter. Nicht zu vergessen die Powerpoint Liebhaber und das leidige „Reply to all“ Problem beim Beantworten von E-Mails ;-)

Wie oft fragen wir uns anschließend: „Verdammt noch mal! Wo habe ich diese wichtige Info gelesen?“

Jetzt beginnt eine zeitfressende und frustrierende Suchorgie in den einzelnen Tools. Solltet ihr Glück haben und in eurem Team ist jemanden nicht ausgelastet – super! Lasst ihn oder sie die ganzen Infos per Copy & Paste an einer Stelle zusammenfassen … oder lest diesen Post weiter ;-)

Welche Tools nutzen wir und warum?

Einfache interne Prozesse sind uns wichtig! Ein Grund mehr für uns im vergangenen Dezember eine längst überfällige „Inventur“ durchzuführen. Das Ergebnis glich einem wilden Zoo. Dieser zeichnete sich besonders durch eine bunte Artenvielfalt an Tools aus. Dadurch bedingt ist ein unverhältnismäßig hoher Pflegeaufwand entstanden, denn jedes dieser „wilden Tieren“ (egal ob cloud oder on premise) wollte gezähmt, gefüttert und betreut werden.

Hier einige Beispiele:

Trello – ein flexibles, visuelles, online Organisations-,  Produktivitäts- und Kollaborationstool für große oder kleine Projekte im beruflichen und privaten Bereich. Das Tool zeichnet sich durch eine intuitiv zu bedienende Board, Listen und Karten basierte Oberfläche aus.

Um einem Wildwuchs an Boards entgegenzuwirken, solltet ihr euch im Vorfeld Gedanken zur Strukturierung machen. Trello unterstützt dabei mit zahlreichen Hilfsmitteln. Ihr könnt z.B. zwischen privaten Boards oder Organisations-Boards trennen, wichtige Boards favorisieren oder unterschiedliche Background Farben zur visuellen Strukturierung einsetzen. Die Kunst besteht darin Boards, Listen und Karten, dem Anwendungsfall entsprechend, bestmöglich einzusetzen.

Wie nutzen wir Trello:

 

Alfresco, Dropbox, Synology – jetzt wird’s kompliziert! Irgendwie liegen bei uns „historisch gewachsen“ in all diesen Systemen unterschiedlichste Dokumente verstreut. Dieses Chaos muss bereinigt werden (wir arbeiten noch daran).

Dokumente haben bei uns in Sachen Sicherheit die höchste Priorität. Rechnungen, Verträge, Protokolle, Schriftverkehr, Fotos, Videos und und und … sollen:

  1. nicht verloren gehen und
  2. vor Zugriff durch Dritte geschützt werden.

Durch diese Sicherheitsanforderungen stellten sich u.a. folgenden Fragen:

  • Wer kümmert sich um die Datensicherung?
  • Möchten wir uns auf einen Cloudanbieter verlassen?
  • Wie sicher sind unserer Daten in der Cloud vor dem Zugriff Dritter geschützt?
  • Sind uns Informationen zu detaillierte Aktivitäten auf unseren Dokumenten wichtig?
  • Ist eine MS Office Integration à la Sharepoint Protokoll oder die Anbindung an andere Systeme mit offenen Schnittstellen gewünscht?

Unsere Entscheidung in Sachen zukünftiges Business Dokumenten Management System ist nach Beantwortung dieser Fragen zu Gunsten von Alfresco gefallen. Dropbox wird bereinigt und Synology wird zukünftig für private Dokumente genutzt. Wieso, weshalb, warum und dass „Eierlegende Wollmilchsäue“ auch keine Lösung für uns sind – dazu in einem separaten Post mehr.

Alfresco ist eine Dokumenten-Management- und Kollaborations-Plattform. Die Community Edition steht zum kostenloses Download und somit zur Installation auf dem eigenen physischen oder virtuellen Server zur Verfügung. Es handelt sich um eine Open-Source-Plattform, die auf offenen Standards (wie z.B. WebDAV, CIFS, CMIS usw.) basiert. Benutzerspezifische Erweiterung z.B. eigene Metadaten an Dokumenten, Einbindung in bestehende Umgebungen z.B. LDAP und Microsoft Office Integration sind jederzeit möglich.

Einblicke in Alfresco:

 

Kommunikationstools – der Einsatz diverser Tools ähnelte in unserem Fall einem wilden Durcheinander. Jeder nahm das Tool, welches er gerade geöffnet hatte und „brüllte“ los. Mail, Skype Chat, Facebook Chat, ordinäre Klebezettel und zusätzlich noch automatisierte Mitteilungen in der Nachrichtenzentrale und Aktivitätenprotokolle per Mail – um nur einige zu nennen. Eine Bereinigung war längst überfällig und unumgänglich.

„Wie können wir sicherstellen, dass alle Aktivitäten aus Trello und Alfresco sowie die Kommunikation drumherum wieder zusammenfließen?“

Wir haben uns auf einen Kommunikationskanal geeinigt – #Slack. Slack übernimmt nicht nur die Kommunikation sondern bündelt hervorragend die Informationen aus anderen Anwendungen in unterschiedlichen Kanälen. Wie das im Detail funktioniert, möchten wir im nächsten Absatz und im Video erläutern.

Der Lösungsansatz

Slack unterstützt eine effiziente, themenbasierte Kommunikationen mit deinem Team. Du kannst:

  • in offenen Kanälen (für alle Mitglieder deines Slack Teams öffentlich) ,
  • innerhalb geschlossener Gruppen oder
  • privat mit einzelnen Personen

kommunizieren. Durch die Integration diverser Dienste wie z.B. Trello, Dropbox, Twitter, Github usw. werden zusätzliche Informationen aus den genannten Anwendungen in themenbasierten Kanälen gebündelt.

Darüber hinaus lassen sich diverse eigene Applikationen z.B. über Incoming WebHooks einbinden. In unserem Beispiel wird ein projektspezifischer Aktivitätenfeed (z.B. wer hat welches Dokument angelegt, bearbeitet, angesehen oder gelöscht) aus der Alfresco Dokumentenverwaltung direkt in einem Slack Kanal als Mitteilung mit entsprechender Verlinkung auf das betroffene Dokument ausgespielt. Gegenüber der in Slack vorhandenen Dropbox oder GoogleDrive Integration werden unserer Alfresco Dokumente nicht automatisch nach Slack kopiert. Wir müssen uns innerhalb der Slack Anwendung nicht mit den Themen Redundanzen und Dokumentensicherheit auseinandersetzen. Im Gegenzug verzichten wir zwar auf eine Volltextindizierung der Dokumente innerhalb von Slack, aber dieser Index steht uns in Alfresco bereits zur Verfügung.

Slack Alfresco Integration:

Slack Alfresco Integration

In dem nachfolgenden Video möchten wir euch das Zusammenspiel von Trello, Alfresco, WordPress, Google Hangouts und Slack für dieses Blog Projekt beispielhaft demonstrieren.

„Was hält euch davon ab eure Tools auf den Prüfstand zu stellen, zu bereinigen und die Informationen thematisch zu bündeln?“

Linksammlung zu den Tools
Sandra Martin
Ihre Ideen, Ihr Business oder komplexe Prozesse verständlicher und (be)greifbarer darstellen? Dabei unterstütze ich Sie gerne als agiler Coach und Visualisierer, besuchen Sie mich gerne auf www.ein-bild.com ! - Graphic Recording, Visual Facilitation, Business Illustration, Visual Thinking, Agil Coaching und Sketchnotes

10 thoughts on “Slack, die Verbindung zwischen Alfresco, Trello und Co”

  1. Danke für den klasse Beitrag zur Integration. Habt ihr eine Howto wie die Integration Alfresco/Slack genau aufgebaut ist?

  2. Hallo Jens, ja die Integration „verleiht Alfresco Flügel“ :D . Deine Frage hatten wir bereits Jemanden auf YT beantwortet:
    „We have overriden the feedTaskProcessor bean with a custom implementation that is holding the HTTP client to make the call to Slack.“

  3. Hallo Martina, Mir gefällt die Integration sehr. Wenn ich es aber richtig verstehe ist es eine reine custom Implementierung für euch bzw. einen Kunden von euch und so nicht verfügbar :(

  4. Hallo Jens,

    meine Partnerin heißt Sandra. Macht aber nichts. Ich werde auch dauernd Steffan genannt. ;)

    Im Grunde hätten wir kein Problem damit den Code raus zu geben. Das wesentliche Hinternis dabei ist, dass beim genutzten HTTP Client ein bischen Rattenschwanz dran hängt den ich dabei nicht mitschleppen wollen würde.

  5. Natürlich. Der Event wird in Alfresco erzeugt. Von da geht er via HTTPS an Slack. Wenn keine Verbindung zu Slack hergestellt werden kann ist Pech. Reliable Messaging schien mir für diesen Anwendungsfall Overkill. :)

  6. Alfresco community install zu Slack: danke fur euro Arbeit. Wie kann man den add-on bekommen? wir haben ein customized Alfresco community install. Ich nehme an man muesste die app installieren und den server restarten. Danke im voraus.

  7. Wie oben angedeutet müsste ich den Code aus unserer Extensioncode Basis isolieren. Das ist ein bischen Aufwand den ich jetzt nicht unentgeldlich machen möchte. Bei Interesse mache ich dir gerne ein Angebot, George.

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