Wir realisieren Alfresco Community Projekte – aber nicht kostenlos!

Als Dienstleister und Berater für ECM Lösungen erhalten wir immer öfter Projektanfragen für eine Umsetzung mit der Alfresco Community Software.

Alfresco bietet den Rahmen für Dokumentenverwaltung, Collaboration, Web-Content-Management uvm. und lässt sich sehr gut um kunden- und branchenspezifische Anforderungen erweitern.

Es ist nicht unüblich, dass Interessenten mit umfangreichen Projektanforderungen ein Festpreisangebot ohne Beauftragung einer Konzeptionsphase einfordern.

Häufig führen viele Wege zum Ziel, es ist uns wichtig den für den Kunden besten Weg auszuarbeiten. Als Dienstleister muss ich das Geschäft und die Business Prozesse meines Kunden verstehen, um ihn optimal zu beraten. Für ein komplexes Anforderungspaket muss aus unserer Sicht ein technisches Konzept erstellt werden. Für dies Konzeptionsphase werden Ressourcen mit fachlichen/technischen Know-how benötigt. Auch ein Dienstleister im Bereich der Alfresco Community Software kann diese Tätigkeit üblicherweise nicht kostenlos anbieten. Oft macht im Vorfeld zusätzlich eine kostenpflichtige 2 bis 5-tägige Proof of Concept Phase gemeinsam mit dem Kunden Sinn.

Nachfolgend möchten wir aufzeigen, bei welchen Anforderungen eine zusätzliche Konzeptionsphase eingeplant werden sollte und welche Implementierungskosten durch die kundenspezifische Erweiterung eines vermeintlich “kostenlosen” Open Source ECM Produktes verursacht werden können.

Wir unterteilen Projektanfragen in die Kategorien klein, mittel, groß.

 „klein“
Der Kunde hat sich die Alfresco Community Lösung bereits angeschaut. Die „out of the box“ Funktionalitäten bilden seine Anforderungen an das System ab. Er benötigt noch 1 – 2 Tage Beratung, Schulung oder Anpassung um effektiver mit dem System arbeiten zu können.

–> Kosten ca. 600 bis 1500 Euro netto je nach Umfang

„mittel“
Der Kunde hat sich die Alfresco Community Lösung bereits angeschaut. Die „out of the box“ Funktionalität bildet 80% seiner Anforderungen an das System ab. Er benötigt noch 5 bis 15 Tage Beratung, Schulung und Anpassungen an das System. Auch hier macht die Beauftragung einer eintägigen Konzeptionsphase gemeinsam mit dem Kunden oft Sinn.

Anpassungen könnten sein:

  • kundenspezifischer einfacher Business Prozess
  • kundenspezifische Metadaten
  • Oberflächendesign anpassen
  • Site Template
  • einfache Anpassung am Rollen / Rechte Modell

–> Kosten ca. 3200 bis 9600 Euro netto je nach Umfang

„groß“
Umfangreiche Ausschreibungsunterlagen oder Excel Sheets mit nachfolgendem Anforderungspaketen:

  • Übernahme von bestehenden Daten
  • Abbildung von kundenspezifischen Business Prozessen
  • Modellierung eines kundenspezifischen Datenmodel
  • kundenspezifische Metadaten
  • erweiterte Suchmöglichkeiten
  • projektbezogene E-mail Archivierung
  • Anbindung Fax- und Scannsoftware
  • Integration von unterschiedlichen Microsoft Office Produkten
  • CIFS Anbindung
  • CMIS Integration an andere Systeme
  • revisionssichere Datenspeicherung
  • Replikation der Daten über mehrere verteilte Systeme (z.B. Filialen im Ausland, Rechenzentren)
  • Datensicherung und Restore Möglichkeiten usw.
  • komplexe Sicherheitsanforderungen

–> Kosten liegen abhängig von Umfang und Projektlaufzeit im fünf- oder sechsstelligen Bereich (siehe Aufstellung unten)

Bei “großen” Projekten werden sehr häufig die Kosten für die Konzeptions- und Implementierungsphase unterschätzt.

Anbei ein Rechenbeispiel für ein Projekt mit 6 Monaten Laufzeit in Anlehnung an die Forrester Studie „The Total Economic Impact Of Alfresco Enterprise Content Management Solution“ um unsere Erfahrungswerte aus Deutschland ergänzt:

Projektlaufzeit 6 Monate
1 interner Projektmitarbeiter 37.500 Euro
2 externe Alfresco Spezialisten (70 Euro/Stunde, 8-Stunden Tag, 110 Tage) 123.200 Euro
Hardwarekosten (Entwicklungs-, Integrations- und Produktivumgebung); Schulungskosten; kleinere Unterstützungen oder Upgrades für zwei Folgejahre ca. 15.000 bis 20.000 Euro
GESAMTKOSTEN ca. 180.000 Euro

Zusätzlich zu diesen Kosten wird in der Forrester Analyse ein Enterprise Abonnement mit 24×7 Service in Höhe einer jährlichen Gebühr von ca. 75.000 Euro ($ 100.000) für zwei Folgejahre beziffert.

Welche Vor- / Nachteile und Risiken müssen beim Einsatz der “kostenlosen” Community Software betrachtet werden?

Vorteile:
Einsparungen von ca. 75.000 Euro für Service/Support Gebühren jährlich (in Anlehnung an die Forrester Studie).

Nachteile:

  • keine Nutzung der Alfresco Enterprise Edition
  • kein Alfresco Technical Support Services 24/7 für businesskritische Anwendungen
  • kein Wartungs-Releases, Patches und Hotfixes
  • keine zugesicherte Qualitätssicherung (QS)-Verfahren
  • keine Plattform-Unterstützung

weitere Risiken:

  • der Kunde trägt das Risiko bei Softwarefehlern am Kern der Community Lösung (Hot-Fixes müssen zusätzlich beauftragt werden),
  • keine vorgefertigten Alfresco Schulungsunterlagen,
  • keine supported Plattformmatrix
  • und auch neue Funktionalität die manchmal noch nicht im Enterprise-Stadium getestet ist :) .

Achtung(!): Die o.g. Einsparungen ändern nichts an der Höhe der anfallenden Konzeptions- und Implementierungskosten, diese Aufwände entstehen bei der Enterprise und der Community Lösung gleichermaßen.

Fazit aus unserer Sicht ist: 

Bei “kleineren” und “mittleren” Projekten können die Folgekosten beim Einsatz der Alfresco Community Lösung erheblich gesenkt werden. Die Risiken für nicht-business-kritische Projekte sind überschaubar.

Bei “großen” Projekten werden die Folgekosten (Service/Support Gebühren) ebenfalls  gesenkt, aber auf die Kosten für die Konzeption und Implementierung hat die Wahl Community oder Enterprise Version keine Auswirkungen. Generell ist bei “großen” ECM Projekten die Aufteilung in kleinere Teilprojekte (auch hinsichtlich der Risiko-Minimierung) sinnvoll.

Bei hochverfügbaren business-kritischen Systemen würden wir unseren Kunden eher zum Einsatz der Enterprise Edition und dem damit verbundenen Enterprise Support raten.

Sandra Steffan (www.ein-bild.com)
Ihre Ideen, Ihr Business oder komplexe Prozesse verständlicher und (be)greifbarer darstellen? Dabei unterstütze ich Sie gerne als agiler Coach und Visualisierer, besuchen Sie mich gerne auf www.ein-bild.com ! - Graphic Recording, Visual Facilitation, Business Illustration, Visual Thinking, Agil Coaching und Sketchnotes

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert