Von Menschen lesbare Emails in Alfresco Share

(English version: Human readable Emails in Alfresco Share)

Sie möchten ihre Emails mit Alfresco lesbarer archivieren? Wir bieten Ihnen eine einfache Erweiterung für Alfresco Share als addon zum freien Download an!

Was möchten wir mit diesem addon erreichen? Wir möchten nicht Ihren Mail Client ersetzen, aber wir möchten eine Möglichkeit schaffen, dass z.B. projektbezogene Informationen aus Ihrem Emailverkehr für alle Teammitglieder gebündelt zur Verfügung gestellt werden können.

In den nachfolgenden Bildergalerien zeigen wir jeweils die Ansichten der Alfresco out of the box Implementierung als „Vorher“ und die Contentreich Erweiterung als „Nachher“ Beispiel.

Erweiterung der Dokumentenbibliothek
  • Titel = der Betreff der Mail
  • gesendet „von:“, „an:“, „am:“
  • Anhang (Büroklammer Symbol)
  • Ausblenden der Ordner für Mailanhänge
Erweiterung der Detailansicht
  • Titel = der Betreff der Mail
  • gesendet „von:“, „an:“, „am:“
  • Referenzierung auf Anhäge der Mail
  • Mail Body als HTML inklusive klickbarer Verlinkungen

Abgesehen von der Darstellung bietet unsere Erweiterung Einstellungen in Bezug auf Extraktion von Anhängen und extrahiert bei Bedarf auch wirklich alle Anhänge.

Hinweis: Emails lassen sich mit unserer Erweiterung im Alfresco Share inklusive ihren Anhang Ordern verschieben (Löschen und Kopieren berücksichtigen wir momentan nicht).

Zum Einspielen einfach contentreich-eml-repo.jar in alfresco/WEB-INF/lib und contentreich-eml-share.jar in share/WEB-INF/lib kopieren und Server einmal durchstarten. Anschließend auf der Seite /share/page/modules/deploy die Extension aktivieren und fertig.

Human readable Emails in Alfresco Share

You would like Email archived in Alfresco readable in Share? We have a basic free addon for that.

The objective of this addon? We just want to make project-related email usable within Alfresco Share. We do not aim to replace your mail client.

Additionally, our extension provides optional attachment extraction configuration. It can really extract all attachments if demanded.

The screenshots above compare Alfresco out of the box defaults views with our custom tweaks.

Hint: Our extension allows moving of emails along with associated attachment folders (proper dealing with copy and removal is not implemented yet).

To install, just copy contentreich-eml-repo.jar to alfresco/WEB-INF/lib and contentreich-eml-share.jar to share/WEB-INF/lib. Restart Server, go to page /share/page/modules/deploy and activate.

Referenzen

Über Sandra Martin

IT Projekte, Konzeption, Content- und Dokumenten Management Systeme, Alfresco ECM, Kollaboration, Wordpress, Scrum, Sketchnotes, Feel Good Manager im Job und für meine Familie :-)

46 Antworten auf Von Menschen lesbare Emails in Alfresco Share

  1. syanzy sagt:

    After I installed and activated your extension, I noticed the following:
    1. If I check-in a .eml file, I get an error on the share page’s document library, with a red bar at the top saying „No items“.

    2. The error logs shows:

    ERROR [extensions.webscripts.AbstractRuntime] [http-apr-8080-exec-5] Exception from executeScript – redirecting to status template error: 02180002 Wrapped Exception (with status template): 02180023 Failed to execute script ‚classpath*:alfresco/templates/webscripts/org/alfresco/slingshot/documentlibrary-v2/doclist.get.js‘: No bean named ‚Transformers‘ is defined
    :
    at de.contentreich.alfresco.repo.email.EMLTransformer.html(EMLTransformer.java:236)
    at de.contentreich.alfresco.repo.email.EMLTransformer.isTransformableMimetype(EMLTransformer.java:81)

    3. The error message disappears when I remove the .eml file using the ‚alfresco interface‘

    4. Now all other content types does not have a flash preview. And the error log is the same.

  2. What version of Alfresco are you using ?

    The EMLTransformer tries to figure out whether you want text/plain or text/html previews. In order to do that, it tries get a reference to the Transformers subsystem – which does not exist on your system. (The extension changes the default for emails to text/html).

    I tried the attached jars in an otherwise vanilla 4.2.e Community Edition installation and it works fine for me.

  3. syanzy sagt:

    We are on 4.2.c Community Edition. Shouldn’t it be already on? I don’t see a „Transformer“ subsystem here:

  4. Looks like it has been introduced after 4.2.c.

    The thing is that in order to support both mimetype transformations, I need to know the actual transformation setting. That is why I try to figure out by looking at the Transformation subsystem.

    You might want to have a look at the sources if you need the extension working on 4.2.c.

  5. Alexis sagt:

    I use this extension and it’s works very well. I create a JS rules in order to copy the email in a other location and it’s works too but, when I open the EML copy, I don’t see the attachement. How can I set where the attachment are ?

    Thanks for reading

  6. Alexis: You have read the hint above, right ? ;)

    Anyways, the attachment folder is in the same folder where the email is. The extension hides it (applying sys:hidden) because we did not want to see ugly named folders „Message-xyz-attachments“.

  7. Mike sagt:

    I tried to use this extension but i have some problem. I use a 4.2.F Community Edition.
    These are the problems:

    – when i move an email from outlook it work very good and i see (in outlook) the my email with attachment, but when i try to see this email in Share, i see only the email without the attachment (also if the size is the size of the email with attachment)…..so i don’t see the attachment’s image on document library and nothing attachment if a go inside the email (in the preview)
    – in the preview of my email i lost all information html (as a signature in the email).
    – in add if i disable the extension i don’t never see the attachment folder

    Is there a way to resolve it?

    Thanks
    Mike

  8. Mike sagt:

    I found the solution for the first my problem:
    in alfresco.global.properties i insert correctly:
    – imap.server.attachments.extraction.enabled=true
    – contentreich.email.imap.attachment.hideAttachmentFolders=true

    i found also this setting:
    – content.transformer.complex.Rfc822ToSwf.pipeline=RFC822|html|*|pdf|Pdf2swf
    and i thinked that i can resolve the second problem but nothing to do.

    When i move one email html (with a signature) to a Alfresco’s folder, in the preview of this (in Share) i lost all html information incluse the signature.

    Any suggestion for this?

  9. If I remember correctly, move (native in share) != move (via IMAP). The former should work fine. The preview (in share) you see surely depends on the mail at hand. Typical mail clients allow rendering multiple html documents. Mails of that kind worked fine for me so far. The only approach in this case is to concatenate these documents an hope for the best.

  10. HA sagt:

    Installed it today on 5.0a community and functions just fine! nice work!

  11. Hans sagt:

    A little addition to installing on 5.0a, following things happen;

    When you have set the mode to Archive and you activate this module the mode goes back to Mixed, anything there can be done about this?

    Everytime you restart the (Alfresco) server you need to activate the module, it’s not set to auto-deploy, any tips on how to set this?

    Regards.

  12. Hallo Hans,

    the module does not explicitly change the mode of the IMAP Server. ExtendedAttachmentExtractor „fixes“ issues with attachments though. Its been a while ago I had the last look at the code, so I don’t want to rule out the chance the module introduces the side effect you see. I am sorry, but I don’t have to have a closer look at this time.

    I have seen the same (unexpected) module deployment behavior on other systems which are not running the email extension. I did not go deeper on this either, but I assume that it can be considered a bug in Surf.

    regards
    Andreas

  13. alm1206 sagt:

    Sehr geehrte Damen und Herren,
    Ich habe versucht, dieses Add-on zu downloaden, aber es scheint, dass das Archiv nicht zur Verfügung steht. Wurde das URL zum Download geändert oder ist es nicht mehr möglich, das Add-on zu installieren?

    Danke und grüsse aus Brasilien!

  14. Grr ! Dieses Problem wird irgendwie nicht gefixt. Und kommt mit jedem Update wieder wenn wir nicht aufpassen.

    Wie auch immer: Downloads sind jetzt wieder ok.

  15. Chris sagt:

    Hallo,

    Leider sieht man in meiner Alfresco EE 4.2.3 Installation in der Detailansicht den Button „Anlagen“ nicht, obwohl die eml-Files Anlagen haben. Eine Idee, woran das liegen könnte?

    Viele Grüße
    Chris

  16. Wie sind die Dokumente ins System gekommen?

    Leider ist es so, dass nur der IMAP Server Attachments abfummelt und mit der Mail verdrahtet. Das ist so default und hat nichts mit der Extension zu tun. Attachments tauchen separat also nur als solche auf wenn das Dokument via IMAP ins System gekommen ist. Schön ist das natürlich nicht. Ich habe es so gelassen weil es für unsere Anwendung gut genug war.

  17. Chris sagt:

    Das ist schade, Wir laden die eml-Files über Share in die Dokumentenlibrary, da sich unser IMAP Client nicht mit dem Alfresco IMAP Server verträgt. Alfresco’s IMAP Server ist leider nur was für Outlook.

    Trotzdem Dankeschön!

    Chris

  18. Nur für Outlook?

    Welche Probleme habt ihr denn mit anderen Clients gesehen bzw. was ist da bekannt?

  19. Chris sagt:

    Wir haben verschiedene andere IMAP Clients versucht. Es funktioniert nicht, da sich die Clients allesamt irgendwann aufhängen, bzw. kann man nach dem Upload vom IMAP Client nicht mehr auf die Mails zugreifen. Diverse IMAP Kommandos werden vom Server anders oder nicht interpretiert. Laut Alfresco wird nur Outlook unterstützt :-(

  20. Hallo Chris,

    es fällt mir sehr schwer das zu glauben. Kannst du mir eine Referenz auf das Statement von Alfresco geben?

  21. Chris sagt:

    Hallo Andreas,
    wir hatten dazu ein Ticket mit Alfresco offen und wurden letztendlich auf das „Supported Platforms for Alfresco Enterprise“ Dokument verwiesen, worin bei Third Party Integrations nur IMAP Outlook steht.

  22. Habt ihr es mit Outlook probiert? War da alles ok? Vielleicht magst du ja im Dialog https://twitter.com/deas/status/578149924229005312 mit einsteigen. :)

  23. Driss Chelouati sagt:

    Hello Andreas,

    I just wanted to confirm that your addon works perfectly and saved me from big trouble. I installed it on Alfresco 5.0.c that, as you know has a critical bug with email transform, so your fix is just awesome. Although, when i dragged an email, the preview is perfect, but i didnt get any attachement, maybe it is because i still didnt enable extraction attachement in alfresco-global.properties?

    Anyway, thanks a lot my friend!

    Driss from Morocco

  24. You’re welcome, Driss.

    As of 5.0.c it is the IMAP server executing attachment extraction. That’s why it does not work when you just drop an email file into a folder. I think that’s an issue the Alfresco guys should be fixing. I don’t think they have this on their radar today. You might what to have a look at MNT-13531.

    regards
    Andreas

  25. Driss Chelouati sagt:

    Thank you very much for the info Andreas, i will then wait for the fix from alfresco team, you can delete my previous post because you said everything to know in yours!

    Best regards
    Driss

  26. Ich habe das Plugin erfolgreich unter 5.0.c zum Laufen gebracht. 2 Punkte allerdings, die mich etwas stören, beziehungsweise den Prod-Einsatz bei uns verhindern:

    1. Kann man das PlugIn als AMP zur Verfügung stellen? mit der Kopierei in das Webapps Directory sehe ich schnell eine Fehlerfalle beim Upgrade,…
    2. Unter 5.0 verdeckt das Flash-Plugin den Attachment Download Link, also kann man die Attachments nicht downloaden. Oder mach‘ ich was falsch?

    Vielen Dank im Voraus

    :peter

  27. Die Diskussion amp vs. jar Extensions ist alt und lang. Ich selbst bin bekennender Gegner von amp – auch in der Disziplin Deployment. Leute in unserem Umfeld kommen auch da i.d.R. besser mit jar als mit amp zurecht. Exotische Applikationsserver wie Websphere spielen bei uns keine Rolle. Wer unbedingt amp haben will, dem ist es natürlich freigestellt die jar files in amps zu wrappen. Insofern ja, man kann für die Extensions relativ einfach amp Deployment-Artefakte erzeugen.

    Das Problem mit dem Download-Link kann ich hier mit einer 5.0.d und aktuellem Chrome nicht nachvollziehen. Wir sprechen von der document-details Seite nehme ich an. Auf der jedenfalls funktionieren für mich sowohl der Link unter „Attachments“ wie auch „Download“ einwandfrei.

  28. OK, das mit den AMPs kann ich mir anschauen, habe ich zwar noch nie gemacht, sollte aber kein Problem darstellen.

    Das 2. Problem besteht allerdings weiterhin. Ich habe jetzt mit folgenden Browsern getestet und habe immer das gleiche Ergebnis: Das Preview Flash überlagert in der Detail View den Download Link!

    Getestet mit: Mac OS Chrome, Safari und Firefox. Nur wenn die Mail Header klein sind, und ich das Fenster auf die volle HD Breite aufziehe erscheint der Link. Ich schaue mir gerade die DIV Struktur an, ob man dort etwas unternehmen kann ;-)

    Danke jedenfalls für die schnelle Antwort!

    :peter

  29. Arthur Schopenhauer sagt:

    Hello Andreas,

    Thank you very much for this great work. I have installed the extension on Alfresco 4.2.4 enterprise. However it does not do what I expect from it to do. I expect from extension to extract attachments when I drag and drop the eml file into Share. Yes I read the hint, uncommented „sys:hidden“ aspect, add

    „contentreich.email.imap.attachment.hideAttachmentFolders=false
    imap.server.attachments.extraction.enabled=true“

    to alfresco-global.properties file. Still I can’t get it work. I really need to know how to enable attachment extraction. Please explain a little bit.

    Thank you in advance and best wishes.

  30. Hallo Arthur,

    again (this time in in English ;), it is the IMAP Server triggering attachment extraction. If we want this to work when you just upload an eml file, we need logic recognizing the context and/or hacks/overrides in the IMAP Server. Kicking off the extraction from a rule might be another (simple) option.

  31. Thanks to BPCP on github (who are you?) the following line in alfresco-global.properties gives you awesome pdf previews instead of the default flash.

    content.transformer.complex.eml.pdf.pipeline=RFC822|html|OpenOffice.Html2Pdf

  32. Peter Klimm sagt:

    Hallo,

    vielen Dank diese Erweiterung. Ich habe sie installiert (5.0d Community auf Debian 8-Server) und beinahe alles funktioniert. Das Einzige, was nicht geht ist die Vorschau des Mail-Bodys. Sinngemäß „sagt“ Alfresco, dass für diesen Dokumenttyp keine Vorschau möglich ist.

    Muss man nach der Installation noch irgendeine Einstellung ändern?

    Vielen Dank,
    Peter

  33. Hallo Peter,

    Nein, in Bezug auf Installation/Konfiguration steht hier eigentlich alles.

    Falls du die Transformer Pipeline eingebaut hast kann es sein, dass da bei dir irgendwas schief geht. Für mich und andere funktioniert sie so wie sie hier steht.

  34. Peter Klimm sagt:

    Hallo Andreas,

    danke für deine Antwort. Ich habe eine ganz „normale“ frische Installation. Transformer Pipeline sagt mir leider überhaupt nichts; ich habe außer der Installation eurer Erweiterung bisher keine Änderung an Alfresco vorgenommen.

  35. sorry Peter, aber für diesen Fehler kann es wirklich alle möglichen Gründe geben. Und ich mag das jetzt hier nicht unentgeltlich durchgehen.

  36. Pingback: HTML Preview in Alfresco done right - CONTENTREICH

  37. Hallo,
    diese Erweiterung funktioniert für Mails die ich per Hand in meinen Posteingang verschiebe (IMAP). Aber ich dachte an eine Archivierung der Mail in einer anderen Art. Ich lasse über meinen Forwarder alle Mail an meinen Mailserver und an Alfresco schicken (SMPT). Hierbei werden Mails aber nicht von der Erweiterung bearbeitet. Ist das normal oder habe ich eine Kofiguration vergessen? Ich benutze Alfresco 5.1 Community.

    Grüße
    Ron

  38. Hallo Ron,

    diese Erweiterung dient der Darstellung von Emails in Share. Etwaige Attachments trennt der IMAP Server. Nicht perfekt, aber so ist das heute. Wenn ich recht entsinne schreiben wir hier keine Daten. Einige Ausnahme (bin da gerade nicht ganz sicher) könnte das Verstecken der Attachment Ordner sein.

  39. Hallo Andreas,

    das stimmt. Die Attachment-Folders werden durch setzen des Parameters „contentreich.email.imap.attachment.hideAttachmentFolders=true“ versteckt. Aber noch einmal zur Frage: Wenn ich eine eMail über meinen Mailclient (Thunderbird) an einen User im Alfresco schicke, wird die eMail in AlfrescoShare so angezeigt wie ich es mir wünsche (eine Mail mit verlinkem Anhang). Allerdings, wenn ich im Postfix-Forwarder ein „always_bcc=user@example.com“ einrichte, bekomme ich die Standardansicht von Alfresco, also eMail und Attachment getrennt und für mich nicht ausreichend lesbar. Gibt es hierzu eine Lösung?

    Grüße
    Ron

  40. Seltsam. Habe mir nicht angeschaut was der embedded SMTP Server macht, aber wenn man ein RFC-822 (.eml) Dokument irgendwo mit Share hochlädt sieht alles schon gut aus. Nur Attachments werden dabei eben nicht abgefummelt. Im Grunde denke ich sollte es kein Big Deal sein es hinzubekommen, dass auch via SMTP ins System gespülte Mails in Share ordentlich aussehen. Was ganz genau bei dir das Problem ist weiß ich so aus dem Stand nicht.

  41. Hallo Andreas,

    danke für die schnelle Rückmeldung. Ich schau mir das nochmal an. Wenn es im Grunde funktioniert werde ich schon herausfinden was der Fehler war.

    Danke
    Ron

  42. Enno Niemann sagt:

    Hallo,

    funktioniert diese Erweiterung nur für Mails im .eml-Format? Mit einer Test-eml-Datei funktioniert es. Wenn ich aber eine Mail aus meinem Mailprogramm (per drag and drop) hochlade, hat die den Mimetype „Binary File (Octet Stream)“ und wird nicht als Mail erkannt. Gibt es da noch andere Möglichkeiten?

    Grüße
    Enno

  43. Hallo Enno,

    die Geschichte steht und fällt mit dem Mimetypen. Daran ist so auch erst einmal nichts auszusetzen. Die Endung „.eml“ unterstützt dabei. Drag & Drop ist abhängig vom Client und vom Desktop. Da „alles Mögliche“ zu unterstützen wäre wohl unverhältnismäßig aufwending. IMAP kann eine Alternative sein.

  44. daniel sagt:

    @enno
    Hmm, also, wenn ich das richtig sehe, ist der Mime-Type auch nur weiterer Anhaltspunkt. Alfresco benutzt Apache Tika, um zu erkennen, um was fuer eine Art Datei es gerade geht. Wenn Tika jetzt Deinen ‚Octet Stream‘ als E-Mail erkennt (/erkennen wuerde), koennte Alfresco das auch richtig einsortieren.

    Ich selber habe allerdings eher das andere Problem: der Mimetype stimmt schon, aber tika behauptet, dass das ja gar keine E-Mail sei.

  45. Player sagt:

    Hello! I have a task about uploading emails with attachment using share UI, and I want to know, with what data models and properties does your extension work, what properties should folder with attachment have so extension can understand that attachment folder and attachment are using for this email.

  46. The extension only displays properties defined in the model(s) shipping with alfresco. It does not introduce custom properties, change processing logic around default properties or write to them.

    You consider uploading emails using share. You might run into issues due to the fact that out of the box extraction of attachments will only work if email comes in via IMAP.

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